Beste relatie,
Ons vernieuwde Kolibrie Online portaal is nu enkele weken in de lucht. We merken dat hier in de afgelopen tijd best wel wat vragen over binnen zijn gekomen. Nu is een nieuwe website/app natuurlijk altijd even wennen, daar kunnen we niet omheen. Op basis van de vele reacties zien we wel dat sommige zaken nog niet goed werken of helemaal duidelijk zijn. Daar willen we iedereen graag bij helpen.
Allereerst is het belangrijk om te weten dat we bewust voor deze overgang hebben gekozen om Kolibrie Online richting de toekomst verder te blijven ontwikkelen. We konden er niet omheen om eerst deze (tussen)stap te zetten, waarbij zowel het inschrijven van medewerkers als het doorgeven van uren voor iedereen gewijzigd is.
Vond je het oude portaal fijner, of ben je nog niet helemaal tevreden over Kolibrie Online? Weet dat we op de achtergrond druk bezig zijn met de optimalisatie en de verdere ontwikkeling van Kolibrie Online. Ondanks dat we nog enkele stappen moeten zetten wordt dit uiteindelijk een verbetering voor iedereen, daar zijn we zeker van!
Onze Helpdesk staat zoals altijd klaar om alle vragen hierover telefonisch of per mail te beantwoorden. Hieronder zetten we ook alvast de meest gestelde vragen op een rij. Wellicht staat het antwoord op jouw vraag daar al tussen:
1. TOEGANG TOT DE WEBSITE/APP
2. GEWERKTE UREN DOORGEVEN
3. MEDEWERKERS INSCHRIJVEN
4. OVERZICHT MEDEWERKERS
5. ONTWIKKELING KOLIBRIE ONLINE
1. TOEGANG TOT DE WEBSITE/APP
Mijn inloggegevens werken niet, wat nu?
De inloggegevens voor de ‘oude’ Kolibrie HRM app en de nieuwe website/app Kolibrie Online zijn niet hetzelfde. Mocht je jouw wachtwoord vergeten zijn, of ben je zelf nog nooit op Kolibrie Online geweest? Kies dan op de inlogpagina voor ‘Wachtwoord vergeten’, vul jouw mailadres in en ontvang een mail om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen.
De app of website, wat kan ik het beste gebruiken voor Kolibrie Online?
Op de website en in de app kun je bij precies dezelfde gegevens. Beide platforms zijn dan ook voor iedereen te gebruiken, het ziet er alleen net wat anders uit. Jij kunt zelf kiezen wat voor jou (op welk moment) het fijnste werkt.
Ik krijg een storing in de app, wat kan ik doen?
Als je een storing krijgt in de app, is het goed om te weten dat je ook altijd nog terecht kan op de website: Kolibrie Online. De storing in de app wordt zo snel mogelijk verholpen.
2. GEWERKTE UREN DOORGEVEN
Hoe geef ik de gewerkte uren van mijn medewerkers door?
Via de tegel ‘Urenbriefje aanmaken’ of de knop aan de linkerzijde ‘Urenbriefjes’ kom je bij het urenbriefje van de juiste periode uit. In het urenbriefje zijn er verschillende opties op basis van het type medewerker:
Medewerkers met vaste contracturen
* In het urenbriefje kun je zien wat de contracturen per week zijn. De vaste uren kunnen we eventueel standaard in het urenbriefje klaarzetten en verwerken, zodat je alleen bij bijzonderheden (ziekte of verlof) iets door hoeft te geven. Anders verwerken wij de contracturen automatisch.
* Geef je minder dan de contracturen door voor een week? Dan kun je na het goedkeuren van het urenbriefje aangeven wat de reden hiervan is. Kolibrie zal dan verder controleren of alles voor die week juist verwerkt is.
Flexibele medewerkers zonder contracturen
Voor de flexibele medewerkers geldt geen minimum aantal uur per week. Let er goed op dat we hierbij wel rekening moeten houden met wet- en regelgeving zoals:
- Minimaal 3 uur per oproep/dienst
- Maximaal 12 uur per oproep/dienst
- Maximaal 60 uur per week (55 uur per 4 weken, 48 uur per 16 weken)
Medewerkers waarvan nog een inschrijving loopt
Het is mogelijk om voor een medewerker waarvan de inschrijving nog loopt al uren in het urenbriefje te zetten. Na het ‘Goedkeuren’ van het urenbriefje houden we bij Kolibrie de uren bij. Zodra de medewerker zijn/haar contract heeft getekend, zetten we automatisch de uren door richting het eerstvolgende betaalmoment.
In het urenbriefje herken je de medewerker waarvan een inschrijving nog loopt aan de ontbrekende functietitel en salaris. Dit zijn gegevens die gedurende een inschrijving mogelijk nog kunnen veranderen.
Ik heb een kloksysteem of wil een Excel/CSV bestand importeren, hoe doe ik dat?
Kolibrie heeft een directe koppeling met een aantal kloksystemen (bijvoorbeeld: L1nda, Horeko of Nostradamus). Via deze koppeling kun je gewerkte uren rechtstreeks naar Kolibrie Online versturen. Op Kolibrie Online hoef je de uren alleen nog te controleren. Aan de hand van een aantal eenvoudige stappen heb je de uren snel aan ons bevestigd.
Voor relaties die de uren vanuit een ander kloksysteem of Excel bestand willen importeren, is dat ook mogelijk op Kolibrie Online. Stuur ons een voorbeeld bestand en wij kunnen dit voor je inregelen op Kolibrie Online. Dat scheelt een hoop werk bij het doorgeven van de uren!
Via de knop ‘Uren importeren’ of de ‘Importwachtrij’ kun je de urenlijst gaan importeren.
-> Controleren:
Na de keuze van het juiste importbestand kun je via de knop ‘Controleren’ laten checken of alle uren via de import verwerkt kunnen worden.
-> Uitval:
Bij de import dienen we de gegevens uit ons systeem te koppelen aan de gegevens uit het importbestand. Het kan zijn dat je een nieuwe medewerker éénmalig moet koppelen, zodat ons systeem zeker weet dat de uren aan de juiste medewerker uitbetaald gaan worden. Bij de naam die uitgevallen is, kun je makkelijk zoeken naar de juiste medewerker in ons systeem. Kies opnieuw voor ‘Controleren’ na het koppelen, dan worden de uren alsnog met de import meegenomen.
Het kan voorkomen dat er medewerkers in de urenlijst staan die niet bij Kolibrie bekend zijn, en waar mogelijk ook geen uren via de import verwerkt dienen te worden. Kies dan bij de uitgevallen medewerker voor ‘Blokkeren voor import’. Let wel op: Eenmaal geblokkeerd zal de medewerker ook bij toekomstige imports geblokkeerd worden. Kolibrie kan dit uiteraard voor je herstellen mocht dit nodig zijn.
Als laatst kunnen er in het importbestand vreemde gegevens staan die niet daadwerkelijk geïmporteerd hoeven worden. Dit kan mogelijk als ‘Uitval’ getoond worden. Dat is geen probleem! Je wil namelijk alleen de juiste uren doorsturen.
Ik zou graag gebruik willen maken van de mogelijkheid om uren te importeren!
Wil je voor het eerst gebruik maken van de mogelijkheid om vanuit een koppeling of Excelbestand gewerkte uren te importeren? Neem contact op met onze Helpdesk, zodat we dit voor je kunnen regelen.
3. MEDEWERKERS INSCHRIJVEN
Via de tegel ‘Medewerker inschrijven’ kun je een nieuwe inschrijving starten. Om de status van de inschrijving(en) te volgen kun je aan de linkerzijde in het menu kiezen voor ‘Medewerker-inschrijvingen’.
De inschrijving in het kort.
Opdrachtgever
Stap 1: Medewerkergegevens
Stap 2: Contractdetails
Stap 3: Salarisgegevens
Stap 4: Contact en woonadres (Optioneel al in te vullen)
Medewerker
Stap 4: Contact en woonadres
Stap 5: Gegevens aanvullend
Stap 6: Identiteitsbewijs
Kolibrie
Stap 7: Afsluiting
Klik hier voor een gedetailleerde handleiding voor het inschrijven van een medewerker op Kolibrie Online en hier hoe een medewerker zijn/haar inschrijving kan invullen. Aangezien we in het inschrijfproces ook nog verbeterpunten realiseren, zal de inhoud van deze handleidingen in de toekomst mogelijk nog veranderen.
Wat zegt de status van een inschrijving?
- Nieuwe inschrijving
Concept, medewerker is nog niet uitgenodigd.
- Medewerker dient gegevens nog aan te vullen
Persoonlijke gegevens en/of ID- documenten ontbreken nog. In stap 4, 5 of 6 kun je zien waar de medewerker precies is gebleven.
- Opdrachtgever vult gegevens aan
Opdrachtgever dient selfie te controleren in stap 6.
- Inschrijving aangeboden aan Kolibrie
Alle gegevens zijn compleet. Kolibrie controleert de gegevens en stelt het contract op. Het kan voorkomen dat er aan de hand van de aangeleverde gegevens nog aanvullende acties vanuit Kolibrie nodig zijn. Dit kun je herkennen aan de exportstatus ‘handmatige verwerking’. Bij vragen over de ingevulde gegevens ontvangt de opdrachtgever of medewerker bericht van Kolibrie.
4. OVERZICHT MEDEWERKERS
Op Kolibrie Online kun je via de tegel ‘Plaatsingen’ een overzicht zien van de actieve medewerkers. Een aantal standaard gegevens zoals de naam, functie en het type contract worden standaard getoond. Via de knop ‘Kolommen’ kun je filteren welke gegevens je wel en niet wil tonen.
Met één druk op de knop ‘Excel’ kun je het overzicht eenvoudig in Excel uitdraaien. Zo kun je zelf met de gegevens aan de slag, of je slaat ze op voor jouw eigen administratie.
5. ONTWIKKELING KOLIBRIE ONLINE
Mede op basis van de feedback die we vanuit jullie ontvangen, zijn we druk bezig om verbeteringen op Kolibrie Online door te voeren. We hebben inmiddels dan ook een compleet beeld welke aanpassingen nodig zijn. Een deel van deze verbeterpunten zijn zelfs al doorgevoerd, aan andere punten wordt nog gewerkt. Begin mei worden de belangrijkste verbeterpunten opgelost. Daarna wordt er verder gewerkt aan de overige verbeterpunten en zal de rest van dit jaar in het teken staan van de optimalisatie van Kolibrie Online.
Loop je op Kolibrie Online nog ergens tegenaan, heb je suggesties of wil je bespreken wat er eventueel mogelijk is richting de toekomst? We horen het graag! Wij nemen alle feedback mee in onze evaluatie om de verdere ontwikkeling van Kolibrie Online voor jou te realiseren.
Uiteraard hebben we in deze nieuwsbrief niet alle onderdelen en details van Kolibrie Online kunnen benoemen. Mocht je er op basis van deze informatie zelf niet uitkomen, dan helpt onze Helpdesk je graag verder!
Met vriendelijke groet,
Team Kolibrie